Hætta-að-gera listinn

Eftir Ingrid Kuhlman

Einföld og áhrifa­rík aðferð sem fjöldi fólks notar við tíma­stjórnun er að gera verk­efna­lista fyrir dag­inn. Þá er skrifað niður allt það sem þarf að gera yfir dag­inn og síðan farið skipu­lega í að vinna það. Verkefni sem lokið er við eru strikuð út af list­anum og nýjum verk­efnum bætt við. Til að auka skil­virkni, sér­stak­lega á tímum vinnu­tíma­stytt­ingar, getur verið enn áhrifa­rík­ara að gera svo­kall­aðan „not-to-do“ eða hætta-að-gera lista með því að lista upp öll þau atriði sem maður ætlar að hætta að gera.

Ástæðan er að eftir því sem afköstin aukast, verða sett fleiri verk­efni á okkur. Það er eins og við breyt­umst í verk­efna­segul. „Látum Siggu fá þetta verk­efni“, er sagt, „hún mun örugg­lega rúlla því upp.“ Vanda­málið er að við erum tak­mörkuð auð­lind. Það skiptir ekki máli hversu dug­leg við erum, við höfum aðeins tak­mark­aða orku og tíma. Það sem við gerum ekki hefur áhrif á hvað við getum gert. Ef við ætlum að vaxa í starfi án þess að brenna út þurfum við að ákveða það sem við ætlum ekki að gera.

Dæmi um atriði sem geta lent á hætta-að-gera list­anum eru:

• Að segja alltaf já.
• Að lofa upp í erm­ina á mér og skapa vænt­ingar sem ég get ekki staðið við.
• Að mæta á eða boða til funda sem hafa ekki skýran til­gang eða skýrt mark­mið.
• Að vakta tölvu­póst­hólfið stöðugt og svara tölvu­póstum um leið og þeir birt­ast. Ákveða í stað­inn að skoða póst­inn á fyr­ir­fram ákveðnum tímum dags­ins.
• Að sinna verk­efnum sem við eigum ekki að sinna.
• Að ofskrá eða ofskjala.
• Að vera sér­fræð­ingar í öllu.
• Að gera margt í einu („multi-task­ing“).
• Að gera allt sjálf(ur) í stað þess að útdeila verk­efnum.
• Að hætta að halda að við þurfum að gera allt strax.
• Að taka þátt í hverju ein­asta verk­efni eða leysa hvert ein­asta vanda­mál.
• Að hringja til baka í síma­númer sem maður missir af – ef málið er mik­il­vægt hringir við­kom­andi aftur.
• Að verja of miklum tíma á sam­fé­lags- eða vef­miðlum.
• Að taka vinn­una með sér heim

Með því að gera hætta-að gera lista færum við fók­us­inn á það sem skiptir raun­veru­lega máli. Þannig verjum við orku í það sem við viljum áorka og hámörkum skil­virkni.

Grein­ar­höf­undur er fram­kvæmda­stjóri Þekk­ing­ar­miðl­unar, FKA-kona, og með meistara­gráðu í hag­nýtri jákvæðri sál­fræði.